Mettre nos compétences techniques, scénographiques et logistiques, notre créativité et notre méthodologie au service des institutions, notamment dans le cadre de l’organisation d’événements sur mesure adaptés aux enjeux publics.
Fort de notre expérience de plus de 10 ans, nous établissons une recommandation technique et mettons en place une logistique évènementielle adaptée aux institutions :
Une équipe bilingue dédiée autour d’un coordinateur unique sur toute la durée du marché. Un scénographe créatif qui s’adapte à l’identité visuelle.
Des outils de gestion : rétroplanning, conducteur, action list, visios hebdos, suivi transparent du budget.
Une gestion des participants via un site d’inscription personnalisé.
Gestion des flux, des partenaires, des traiteurs, des animations, de l’hébergement, des transports et des transferts.
Enquête de satisfaction avec les forces et points d’amélioration. Envoi d’une vidéo best of réalisée dans le cadre d’une production de vidéo professionnelle valorisant les temps forts de l’événement.
La communication est un point essentiel dans la réussite de votre événement. Qu’elle soit destinée aux intervenants, aux participants ou même, aux prestataires, votre communication donne le ton de tout votre évènement. C’est pourquoi, chez Back Stage, nous avons à coeur de vous accompagner dans l’édition et la création de vos visuels et supports, dans l’envoi des invitations et des briefs, et dans la mise en place audiovisuelle.
Pour maximiser l’impact de votre évènement lors de chaque moment fort, et ce, jusque dans les moindres détails.
L’organisation d’un événement institutionnel nécessite une parfaite maîtrise des enjeux de communication publique, des contraintes réglementaires et des attentes des différents publics concernés. Une agence spécialisée accompagne les collectivités, établissements publics et institutions dans la conception, la coordination et la mise en œuvre de projets adaptés à leurs objectifs tout en garantissant une organisation rigoureuse et conforme aux exigences du secteur public.
Les institutions publiques peuvent organiser de nombreux formats d’événements : inaugurations, cérémonies officielles, conférences, colloques, forums citoyens, journées portes ouvertes, concertations publiques, séminaires, rencontres territoriales ou encore événements de sensibilisation. Chaque projet est conçu en fonction des objectifs de communication, des publics visés et des enjeux du territoire ou de l’organisation.
L’accessibilité est un élément essentiel dans l’organisation d’un événement public. Elle concerne aussi bien l’accès aux lieux que la compréhension des contenus proposés. Cela implique notamment le choix d’espaces adaptés, une signalétique claire, des dispositifs d’accueil spécifiques et des solutions permettant de favoriser la participation de tous les publics, y compris les personnes en situation de handicap.
La réussite d’un événement institutionnel repose en grande partie sur la mobilisation de ses participants. Une stratégie de communication adaptée permet d’informer, de sensibiliser et d’encourager la participation des citoyens, partenaires et acteurs locaux. L’utilisation de supports variés, de campagnes d’information ciblées et de dispositifs interactifs contribue à renforcer l’engagement autour du projet.
Oui. Une agence événementielle peut prendre en charge l’ensemble de la communication liée à l’événement : création des supports, invitations, relations avec les partenaires, gestion des contenus digitaux, captation vidéo, diffusion en direct et valorisation des retombées. Cette approche globale permet d’assurer la cohérence des messages et d’optimiser l’impact de l’événement auprès des différents publics.
